Comment déléguer des tâches pour avancer plus rapidement ?

Que vous soyez chef d’équipe, entrepreneur ou que vous occupiez un poste d’autorité similaire, la délégation sera un élément clé pour maximiser votre productivité et vous permettre de rester sain d’esprit dans des délais serrés ou des charges de travail importantes. Le problème est que de nombreux entrepreneurs et dirigeants ne savent pas comment déléguer efficacement, ou ne sont pas prêts à le faire à moins d’y être absolument obligés.

La délégation de tâches est une compétence qui, comme toute autre, peut s’apprendre et s’améliorer avec le temps. Mettez-en pratique ces sept stratégies de délégation et observez l’augmentation de l’efficacité de votre organisation :

1) Apprendre à lâcher prise

Le plus grand problème auquel sont confrontés la plupart des nouveaux patrons et dirigeants est l’incapacité à se détacher de leur propre travail. Parfois, ils se sentent si dévoués à leur propre travail qu’ils refusent de laisser les autres les aider. D’autres fois, ils craignent que personne d’autre n’ait les compétences ou les capacités nécessaires pour exécuter le travail efficacement.

Quoi qu’il en soit, votre première priorité doit être d’apprendre à lâcher prise. Commencez petit, en ne déléguant que les plus petites tâches, et montez progressivement en grade. Apprenez à mieux connaître votre équipe et améliorez la confiance entre vous et vos collègues. Faites des petits pas et sachez qu’à terme, vous devrez lâcher prise si vous voulez que votre équipe réussisse.

2) Établir un système de priorité ferme

Dans le cadre du processus de libération, commencez à élaborer un système de priorité pour les tâches. Bien entendu, ce système variera en fonction de votre expertise, de votre secteur d’activité et des types de tâches que vous traitez habituellement, mais créez au moins quatre catégories, selon le degré d’effort requis par une tâche et le degré de compétence. La catégorie la plus qualifiée doit contenir les tâches que vous gardez dans votre assiette, tandis que celles des catégories les moins qualifiées peuvent être attribuées à d’autres. Le degré d’effort doit vous indiquer quelles sont les tâches les plus importantes à déléguer. Par exemple, confier à quelqu’un d’autre la responsabilité d’une tâche exigeante et peu qualifiée vous fera gagner beaucoup de temps.

L’établissement d’un système de priorité ferme vous aidera à comprendre la nature de vos tâches et à déléguer efficacement.

3) Jouez sur les forces de vos travailleurs

En tant que leader, vous devrez apprendre les subtilités de vos coéquipiers. Vous devez connaître les forces et les faiblesses de chacun, y compris l’éventail de ses compétences actuelles et potentielles. Lorsque vous déléguez, examinez votre équipe et attribuez les tâches à celui qui possède le plus grand nombre de compétences pertinentes pour cette tâche. Cela semble être un choix évident, mais trop de dirigeants délèguent à celui qui a la charge de travail la plus légère ou qui est le plus commode.

Il est également important d’être cohérent. Par exemple, le fait de déléguer le même type de tâches à la même personne finira par augmenter l’aptitude de cette personne à accomplir ces tâches.

4) Toujours inclure des instructions

Même si le déroulement des tâches vous semble évident, veillez à inclure des instructions avec chaque tâche que vous déléguez. Si vous avez des préférences spécifiques quant à la manière dont la mission sera exécutée, incluez ces informations. Si vous avez un délai strict ou des étapes à franchir, soyez clair à leur sujet.

Le fait d’inclure des détails et des instructions simples dès le départ évitera la plupart des problèmes de communication et permettra d’exécuter vos tâches efficacement. Il s’agit d’une stratégie proactive que vous et vos employés apprécierez.

5) N’ayez pas peur d’enseigner de nouvelles compétences

Le fait qu’un membre de votre équipe ne soit pas en mesure d’exécuter une certaine tâche de votre liste de tâches ne signifie pas que le travail ne peut pas être délégué. La plupart des compétences peuvent être acquises – certaines plus facilement que d’autres – alors n’ayez pas peur d’enseigner dans le cadre du processus de délégation.

Même si l’attribution de vos premières tâches vous prendra plus de temps qu’elle ne vous en fera gagner (puisque vous devrez former l’employé choisi), considérez qu’il s’agit d’un investissement. En transférant ces compétences, vous ouvrirez la porte à l’attribution de toutes les tâches similaires à cette personne dans le futur, ce qui vous permettra en fin de compte de gagner plus de temps que vous n’en avez consacré à l’enseignement.

6) Faire confiance, mais vérifier

Une fois qu’une tâche est déléguée, faites confiance à votre coéquipier pour l’exécuter selon ses propres conditions. Cela lui permettra d’aborder le travail de la manière qui lui semble la meilleure. Toutefois, n’ayez pas peur d’intervenir de temps en temps pour vérifier que la tâche se déroule comme prévu. Par exemple, si vous avez effectué une mission il y a une semaine et qu’elle doit être exécutée demain, assurez-vous que votre employé est au courant de la situation, mais envoyez un courriel de vérification rapide pour vous assurer que la personne n’a pas rencontré de problème.

Vous gagnerez ainsi en confiance et en respect au sein de votre équipe et éviterez les ruptures de communication ou de compréhension.

7) Utiliser les boucles de rétroaction pour améliorer la délégation en allant de l’avant

Le retour d’information est la partie la plus importante du processus de délégation, et il fonctionne dans les deux sens. Si vos collaborateurs ont bien accompli une tâche que vous leur avez confiée, faites-le leur savoir en les remerciant publiquement et en leur adressant de véritables éloges. S’ils n’ont pas réussi, n’ayez pas peur de leur faire des critiques constructives.

D’autre part, invitez vos employés à vous faire part de leurs réflexions sur la manière dont vous déléguez les tâches. C’est une occasion unique de déterminer si vous fournissez suffisamment d’informations ou si vous attribuez les bonnes tâches aux bonnes personnes.

Il n’est pas toujours facile de déléguer et le processus n’est pas toujours clair, mais plus tôt vous commencerez, plus tôt vous développerez l’expertise nécessaire pour le faire efficacement. Comprenez que le processus ne sera jamais parfait, mais apprenez de vos expériences et faites des ajustements permanents pour vous améliorer.

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