Comment gérer une équipe en ligne ?

1 Définir les systèmes de travail

Chaque personne a une façon différente de s’acquitter de ses tâches. La définition de normes peut réduire le temps nécessaire pour atteindre le résultat souhaité. En fixant des normes et en définissant des systèmes de travail reproductibles, l’équipe a généralement moins de questions et a une idée de la durée de certaines tâches. Ces systèmes de travail doivent être à la fois normalisés pour permettre une efficacité maximale et adaptés pour laisser la liberté nécessaire à l’accomplissement de la tâche au mieux de ses capacités.

2 Mettre en place de multiples outils de communication

L’établissement de multiples outils de communication présente deux avantages. Tout d’abord, votre équipe dispose d’un moyen de communiquer immédiatement à la bonne personne quelque chose qui est urgent. Deuxièmement, cela permet d’unifier des processus tels que le contenu des conférences téléphoniques, les enregistrements d’écran, etc. Il est clair quel outil est utilisé pour quoi, ce qui contribue à créer ce sentiment interne d’unité.

3 Planifier des réunions régulières

Le fait de programmer des réunions d’information au même moment, le même jour de la semaine, contribue à créer une routine. Les routines fournissent à l’équipe quelque chose auquel elle est habituée et qu’elle connaît bien. En retour, cela met l’équipe à l’aise et réduit le stress. Les appels vidéo sont l’un des meilleurs moyens de maximiser l’efficacité, car ils recréent la routine du bureau en donnant l’impression que les équipes distantes passent à côté.

4 Avoir des livrables clairs et détaillés

Le simple fait de dire à quelqu’un de faire quelque chose n’est généralement pas la façon la plus populaire de gérer les équipes. La micro-gestion ne l’est pas non plus, c’est pourquoi certains managers évitent de donner des instructions trop détaillées.

D’après mon expérience, il est préférable de fournir des descriptions plus détaillées des tâches avec des exemples de ce à quoi le résultat final devrait ressembler. Donnez à l’équipe la liberté de l’exécuter plutôt que de lui donner moins d’instructions et de devoir faire face à d’éventuels malentendus.

5 Veillez à ce que les heures de travail se chevauchent

Quels que soient les fuseaux horaires des membres de votre équipe, il est recommandé de disposer d’au moins trois à quatre heures par jour lorsque la majeure partie de l’équipe est en ligne en même temps. Même s’il est peu probable que certains membres de l’équipe aient besoin les uns des autres pour accomplir leurs tâches, le fait d’être en ligne au même moment rapproche l’équipe et constitue la solution la plus rapide pour résoudre les problèmes.

6 Créer un environnement de travail professionnel

Une tenue professionnelle et un environnement de travail sans distractions font partie de toute culture d’entreprise. En outre, l’établissement de normes professionnelles contribue à l’efficacité et permet de mettre les gens dans le bon état d’esprit.

7 Privilégier les appels (vidéo) aux chats et aux courriels

Skype et le courrier électronique étant à la portée de tous, il est tentant de discuter et d’envoyer rapidement un courrier électronique dès qu’il y a quelque chose à discuter. Cela peut facilement conduire à des malentendus. Avec les équipes virtuelles, les appels vidéo ou au moins les appels réguliers sont plus qu’un moyen d’éviter les malentendus. Ils mettent en relation les membres de l’équipe à un niveau plus personnel.

8 Trouver les bonnes personnes avec qui travailler

Tout le monde n’est pas fait pour le travail à distance et tout le monde ne correspond pas à la personnalité de l’équipe. Il existe un certain nombre de tests de personnalité professionnels, et ils peuvent être un excellent moyen de déterminer si quelqu’un est la bonne personne, tout en vous demandant si vous êtes sûr de cette personne ou non. Si vous n’êtes pas sûr, il est généralement préférable de passer au candidat suivant. En outre, il est indispensable de vérifier toutes les références pour s’assurer que vous savez autant que possible dans quoi vous vous engagez.

9 Établir un système méritocratique

La méritocratie – ou le processus consistant à récompenser et à reconnaître les personnes en fonction de leurs compétences – stimule les gens à travailler plus et mieux. Veillez à mettre en place des systèmes de récompense pour maintenir la motivation de votre équipe et pour mieux identifier les membres de l’équipe qui peuvent prendre plus de responsabilités.

10 Utilisez les outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet peuvent être idéaux pour assurer le suivi des délais. Ils envoient également des alertes et des rappels de délais et vous donnent un aperçu rapide, quotidien, hebdomadaire ou mensuel, de ce qui doit être fait, par qui et quand. Des outils tels que Google Docs peuvent être un atout précieux et il en va de même pour les applications de suivi du temps.

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